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Gestionnaire administratif.ve études doctorales (H/F)

CY CERGY PARIS UNIVERSITE - France, 95 - CERGY

Publié Il y a 2 semaines

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Expérience requise: Débutant accepté

Type de contrat: CDD - 38 H Travail en journée

Qualification: Technicien

Catégorie: Assistant administratif / Assistante administrative

Domaine: Secrétariat/Assistanat

Rémunération Brut

Annuel: 22 800 à 28 800 Euros

Mensuel: 1 900 à 2 400 Euros

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Rémunération Net

Annuel: 17 784 à 22 464 Euros

Mensuel: 1 482 à 1 872 Euros

Taux d'imposition par défault:
0% à 2.9%

Mensuel après imposition:
1 482 Euros à 1 818 Euros

Description du poste

RESPONSABILITÉS :

Au sein de la Direction de la Recherche, le Collège Doctoral et Postdoctoral est le pôle unique au service des doctorants et des directeurs de thèse, il met en œuvre la politique doctorale de l'établissement.
Votre mission :
Vous assurez la gestion pédagogique et administrative des écoles doctorales en lien avec le(s) directeur(s) de(s) l'Ecole(s) Doctorale(s) - du parcours des doctorants depuis l'inscription jusqu'à la délivrance du diplôme en lien avec le(s) directeur(s) de thèse, et vous contribuez aux missions du service des études doctorales et de la direction recherche pour harmoniser les pratiques entre les Ecoles Doctorales, enfin vous assurez une continuité de service auprès des laboratoires.
Activités principales :
- Réaliser la gestion administrative des Ecoles Doctorales (ED) en lien avec le(s) directeur(s) de(s) l'Ecole(s) Doctorale(s) :
- Préparer, assister et participer aux conseils de l'ED et en rédiger les comptes rendus et procès-verbaux
- Organiser les élections des représentants des doctorants pour le conseil de l'ED
- Organiser et suivre la campagne de recrutement des contrats doctoraux
- Gérer les aspects logistiques : organisation des soutenances de thèses, déplacements, locaux, matériels, fournitures
- Gérer et suivre les campagnes de l'école doctorale pour l'aide à la mobilité internationale des doctorants
- Suivre l'engagement des frais liés aux jurys de soutenance, la formation des doctorants et l'aide à la mobilité, en lien avec la gestionnaire financière
- Suivre le budget attribué à l'ED (avec le gestionnaire financier)
- Réaliser la gestion administrative du parcours des doctorants depuis l'inscription jusqu'à la délivrance du diplôme en lien avec le(s) directeur(s) de thèse :
- Accueillir, informer et orienter les doctorants
- Assurer la qualité du suivi administratif des doctorants en lien avec les autres services/directions(environ 250 doctorants de l'inscription à la soutenance)
- Assurer l'instruction des dossiers administratifs et en vérifier la conformité avec la législation de l'enseignement supérieur en générale et de la recherche et du doctorat en particulier
- Etablir les conventions de cotutelles de thèse, de codirection et de co-encadrement en lien avec les partenaires et assurer le suivi jusqu'à la soutenance.
- Intervenir sur STEP et suivre les enregistrements des thèses soutenues au sein de l'école doctorale
- Contribuer aux missions du service des études doctorales et de la direction recherche pour harmoniser les pratiques entre les Ecoles Doctorales et assurer une continuité de service auprès des laboratoires :
- Préparer les informations pour chaque rentrée universitaire
- Participer aux événements et manifestations du Département des Etudes Doctorales
- Mettre en œuvre des procédures de gestion sur les logiciels ADUM, APOGEE
- Mettre à jour et alimenter les bases de données (fiabiliser)
- Réaliser les Enquêtes SIREDO du MESR
- Procéder à l'archivage des pièces administratives
- Contribuer à la démarche qualité par la création ou l'amélioration des procédures nécessaires dans le fonctionnement du poste
- Assurer la création et la mise à jour des contenus du site du Collège doctoral et post-doctoral.
- Participer à la réalisation des supports de communication

PROFIL RECHERCHÉ :

Profil :
H/F de niveau Bac minimum, vous justifiez idéalement d'une première expérience dans l'accueil de public et dans la gestion d'un secrétariat pédagogique en établissement d'enseignement supérieur ou en service de recherche/écoles doctorale.
Vous maîtrisez la gestion des outils bureautiques (suite Office, internet, logiciels de gestion).
Vous possédez également des notions de gestion budgétaire, ainsi qu'un bon niveau de communication écrite et orale.
Une connaissance opérationnelle du logiciel Apogée et des compétences linguistiques seront appréciées.
Qualités :
Organisé-e et à l'écoute, vous aimez travailler en équipe et possédez un bon sens du relationnel.
Faisant preuve de discernement, vous être autonome et savez également prendre des initiatives.
Conditions de travail :
- Poste à pourvoir dès que possible pour un CDD de remplacement jusqu'à septembre 2024 (poste ouvert aux agents non-titulaire uniquement)
- Basé sur Cergy à 5 min du RER A ou Transilien ligne L (Gare de Cergy-Préfecture)
- Temps complet - 38h35 hebdomadaires
- Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (après validation de la période d'essai)
- Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15 € / mois
- Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
- Pol

Mis en ligne : 14/11/2023 à 22:29