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Gestionnaire administratif/administrative (H/F)

UNIVERSITE AVIGNON - France, 84 - AVIGNON

Publié 6 months ago

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Expérience requise: 1 an

Type de contrat: CDD - 37H Travail en journée

Qualification: Technicien

Catégorie: Employé administratif / Employée administrative

Domaine: Secrétariat/Assistanat

Rémunération Brut

Annuel: 23 856 à 23 856 Euros

Mensuel: 1 988 à 1 988 Euros

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Rémunération Net

Annuel: 18 608 à 18 608 Euros

Mensuel: 1 551 à 1 551 Euros

Taux d'imposition par défault:
0% à 0%

Mensuel après imposition:
1 551 Euros à 1 551 Euros

Compétences

Faire preuve de réactivité
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Faire preuve de rigueur et de précision

Description du poste

Missions du poste de gestionnaire administratif/administrative :
Vous viendrez en appui de la chargée d'affaires administratives et institutionnelles, responsable du pôle Présidence/Direction générale des services, en participant au pilotage opérationnel de la fonction administrative, en prenant part à la circulation de l'information et à la communication interne et externe.

Activités principales
1. Contribution à la gestion des relations entre le pôle, les interlocuteurs de la structure et les partenaires extérieurs :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
- Informer et communiquer avec les partenaires extérieurs
- Participer à la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs (traitement et suivi des courriels - entre 200 et 300 courriels/jour)
2. Secrétariat du pôle :
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier entrant et des échéances associées
- Réceptionner, ventiler et assurer le suivi des parapheurs
- Formaliser des courriers et rédiger des courriels
- Gérer les agendas et contrôler les échéances, notamment auprès des Vice-présidents statutaires et délégués pour lesquels le.la gestionnaire administratif.ve est une personne ressource.
- Organiser des réunions et des déplacements, préparer des fonds de dossiers
- Réaliser des comptes rendus de réunions,des notes de synthèse et des documents graphiques
3. Gestion administrative du pôle :
- Participer à l'élaboration de documents et de procédures nécessaires à l'activité (tableaux de bord )
- Participer à la préparation de dossiers techniques en liaison avec les services et les composantes
- Organiser, alimenter, mettre à jour les bases de données relatives à la gestion
- Archiver et classer des documents, des dossiers

Contraintes spécifiques
Travail en transversal avec l'ensemble de la collectivité.
Le poste occupé demande : forte capacité d'adaptation, grande réactivité, disponibilité (permanences à assurer), qualités relationnelles affirmées, capacités rédactionnelles affirmées, capacité de discernement, rigueur, haut niveau de confidentialité.

Environnement de travail
Lien hiérarchique : la chargée d'affaires administratives et institutionnelles
Liens fonctionnels :
- Interne : le DGS, les vices-présidents et chargés de mission, le cabinet du président, les directeurs et responsables de composantes, les directeurs et chefs de services, l'ensemble de la collectivité universitaire.
- Externes : les instances nationales (notamment cabinet ministériel et DGESIP), les instances locales (Rectorat, Conseil régional, Conseil départemental, Mairie, Préfecture ), les partenaires privés ou publics

Mis en ligne : 28/01/2024 à 17:38