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Agent / Agente d'accueil (H/F)

ASS FORMATION INSERTION DEVEL ET EMPLO - France, 93 - ST DENIS

Publié 2 months ago

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Expérience requise: 1 An(s)

Type de contrat: CDD - 35H Travail en journée

Qualification: Technicien

Catégorie: Agent / Agente d'accueil

Domaine: Secrétariat/Assistanat

Rémunération Brut

Annuel: 21 204 à 21 204 Euros

Mensuel: 1 767 à 1 767 Euros

Voir la simulation du salaire

Rémunération Net

Annuel: 16 539 à 16 539 Euros

Mensuel: 1 378 à 1 378 Euros

Taux d'imposition par défault:
0% à 0%

Mensuel après imposition:
1 378 Euros à 1 378 Euros

Compétences

Faire preuve d'autonomie
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Respecter ses engagements, assumer ses responsabilités

Description du poste

L'Agent d'accueil polyvalent est chargé de l'accueil et des tâches administratives. Il/elle est sous la responsabilité de la responsable du site.
Il anime l'accueil physique et téléphonique, organise l'espace pour la réception du public. Il est à l'écoute des demandes, assure la transmission des messages, la tenue du registre d'accueil et du courrier.
L'agent d'accueil reçoit les demandeurs d'emploi et de formation et toute personne orientée vers les actions de formation ainsi que nos partenaires. De plus, il contrôle leur identité et leur autorise l'accès.
Il est également chargé de réorienter vers les bons interlocuteurs les visiteurs, courriers, les appels téléphoniques, voire les e-mails.
Son travail peut varier en fonction de l'organisation du site où il est employé et des tâches qu'on lui a attribuées. Il est basé sur notre site FIDE situé au 301, rue de Belleville, 75019, Paris. Il aura à s'occuper de tous nos sites de Paris (15ème, 18ème et 19ème) selon un planning et une organisation définis par et avec la responsable de Paris.
L'agent d'accueil reçoit, identifie et oriente :
- les stagiaires,
- les partenaires
- les prestataires,
- les communications téléphoniques et les courriers
Activités principales
- Accueillir les stagiaires et/ou les prestataires, partenaires et les orienter.
- Renseigner les personnes sur l'ensemble des sites et/ou formations.
- Contrôler l'accès au centre (type de public...).
- Répondre au téléphone et informer ou rediriger les personnes demandant des renseignements et tenir le registre d'accueil.
- Gérer le petit matériel nécessaire au fonctionnement du bureau d'accueil.
- Veiller à la sécurité et à la propreté du site.
- Contrôler les feuilles de présence des stagiaires.
- Veiller à la régularité des signatures et à leur cohérence.
- Contrôler la conformité des justificatifs des absences.
- Faire un rappel aux stagiaires et aux formateurs en fonction de leur situation (absence, retard, demande de justificatif d'absences en liaison avec les formateurs de chaque groupe concerné).
- Tenir régulièrement les états de fin de mois (décompte des heures de présence et des absences).
- Mettre à jour régulièrement les différentes bases de données et contrôler la conformité et la cohérence des données saisies (de FIDE et en lien avec nos partenaires).
- Contrôler et tenir à jour les dossiers administratifs des stagiaires.
- Assurer le suivi administratif avec les formateurs et intervenants sous la supervision de la responsable du site (contrôler les tickets restaurant, les titres de transport, les congés et les absences en liaison avec la responsable du site).
- Numériser les éléments de facturation.


Compétences :
- Formation et expérience exigées dans le domaine de l'accueil et de l'administratif
- Pack Office (Excel, Word, Outlook) - Indispensable
- Assurer la gestion administrative de l'activité
- Qualité rédactionnelle
- Connaissance d'une langue étrangère
- Identifier, traiter et renseigner une demande
Dans le secteur de la formation, l'agent d'accueil et d'information est susceptible de répondre à un ensemble de questions variées.
Il doit être capable d'informer le public sur l'activité et les formations proposées par la structure (formation interne assuré par la responsable du site et de la direction).
Pour cela, il doit :
- Maîtriser l'organisation de la structure
- Maîtriser le fonctionnement des dispositifs de formation

Savoir-être
- Ponctuel
- Autonome
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Travailler en équipe
- Travailler sous la responsabilité de la responsable du site (communication, vérification de documents, relance de stagiaires et de partenaires, relations avec la direction)
- Être à l'écoute et faire preuve d'empathie

- Tickets restaurant à 8 € avec participation de l'employeur à 60 %
- Transport pris en charge à 100 % par l'employeur
- Prévoyance et mutuelle prises en charge à 60 % par l'employeur
- Congés payés : 36 jours acquis par an





Mis en ligne : 04/06/2024 à 18:53

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