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Description du poste

Gérer administrativement les différents dossiers des secteurs « Engagement, Education et Vie Associative »

Accueillir et communiquer :
- Accueillir physiquement, téléphoniquement et numériquement
- Gérer le courrier, les mails, le téléphone
- Assurer la communication externe via les mises à jour du site Internet, Facebook et Instagram sur les actions du pôle
- Créer des documents de communication
- Participer à l'organisation de nos évènements

Assurer le suivi administratif et commercial :
- Faire de la saisie sur différentes plateformes
- Elaborer les dossiers administratifs des services civiques et des salariés (contrat, inscription en formation)
- Gérer les emplois du temps (réunions, plannings et agendas, etc.)
- Prendre en charge la gestion administrative du personnel du service, notamment le suivi des congés, des absences, la
mise à jour et le suivi des dossiers personnels
- Elaborer des documents administratifs (bulletin d'inscription, bulletin de réservation)
- Elaborer des calendriers
- Convocation, émargement
- Compte rendu de réunion
- Mailing
- Création d'outils de gestion
- Préparer les dossiers de la coordinatrice et les documents administratifs, l'archivage de ses dossiers
- Suivi des dossiers clients du devis à la facturation
- Gérer les stocks de nos centres de vacances partenaires et de nos accueils de loisirs
- Suivre la relation client : renseigner, informer et guider nos clients (enseignants, partenaires, familles,)
- Participer à la stratégie commerciale, prendre part à l'élaboration et la mise en œuvre d'actions commerciales ou
marketing menées par notre association

Assurer le suivi financier :
- Participer à la gestion financière du service (devis, facturation, règlements)
- Saisie des dossiers sur les plateformes de financement
- Faire le suivi de la comptabilité (suivi devis, suivi facturation, suivi règlement,)
- Faire les rapprochements bancaires