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Description du poste

La gestion administrative de cette activité est organisée par une équipe d'assistant(e)s d'activité permanents basée à Nancy,
Le poste

Finalité et Enjeux du Poste

Poste polyvalent devant permettre une permanence de l'accueil et le suivi administratif de l'activité, il vise à garantir la qualité globale des services administratifs à l'interne comme à l'externe. La mission principale visant à accompagner les inscrivants dans le parcours d'inscription, notamment via la réponse téléphonique, mails et courrier.

Fonctions et responsabilités

Accueil des usagers :

- Réponse téléphonique aux sollicitations téléphoniques des familles et inscrivants
- Traitement des courriels des familles et inscrivants
- Accompagnement au choix du séjour et à la démarche d'inscription
- Participer à l'envoi de mailings, catalogues, supports de prospection

Administration des ventes / inscriptions / adhésions :

- Traiter les inscriptions/adhésions dans les logiciels ou autres supports désignés pour la gestion de l'activité, conformément aux procédures en vigueur (conditions d'inscriptions ; modalités de facturation ; confirmations clients ; relances clients ; production des déclarations et document légaux ; annulations et transferts ; etc.)

- Traiter la trésorerie associée : réception des moyens de paiement, enregistrement, remises en banque

Administration du service:

- Participer occasionnellement à l'organisation administrative des activités : convocations, préparation des documents de sessions et séjours, des départs
- Assurer ponctuellement les secrétariats d'un ou de plusieurs responsables

Liaisons principales :

- Avec la clientèle (conseil, information et inscription)
- Avec les différents organismes preneurs en charge
- Avec les collectivités
- Avec les associations adhérentes

En interne :

- Responsables d'activités
- Equipes d'encadrement des séjours
- Les services supports (comptabilité et ressources humaines

Profil recherché
EXPÉRIENCE :

- Expérience de la relation clientèle (accueil téléphonique et relation en direct)

COMPÉTENCES :

- Aisance dans l'utilisation de logiciels de base et métiers
- Qualités rédactionnelles
- Maîtrise de l'outil informatique : Word, Excel, Outlook, internet

QUALITÉS :

- Rigueur et organisation
- Autonomie, polyvalence, capacité d'adaptation, esprit curieux
- Aisance relationnelle
- Sens du travail en équipe et du Service Client
- Capacité à traiter plusieurs dossiers à la fois

Date d'entrée souhaitée : 06/03/2023
Rémunération indicative : Indice 260 de la Convention Collective ECLAT, soit 1777,5€ Brut/mois